A importância do armazenamento e organização de documentos fiscais

Plataforma nsdocs oferece infraestrutura segura, confiável e de alto desempenho, garantindo a proteção e a acessibilidade dos documentos em conformidade com as normas fiscais e legais.

O armazenamento e a organização de documentos fiscais são fundamentais para o bom funcionamento de qualquer empresa. Uma gestão eficiente desses documentos é essencial para cumprir obrigações legais e facilitar o acesso rápido a informações relevantes.

Em um mundo empresarial cada vez mais digitalizado, a adoção de soluções tecnológicas para o armazenamento e organização de documentos fiscais se tornou uma necessidade. A era do papel está sendo substituída por métodos mais eficientes e seguros, como o armazenamento eletrônico e o uso de sistemas de busca automática de documentos. Um exemplo de solução nesse sentido é o nsdocs, uma plataforma que recebeu aproximadamente 2,57 milhões de documentos de usuários somente no mês de março de 2023, o que equivale a cerca de 7 mil documentos por hora. Como lidar com essa quantidade de documentos de forma simples e prática?

O grande volume de documentos processados por essa ferramenta está relacionado à necessidade de armazenar os documentos fiscais de forma segura, mas também simplifica várias operações. Nas empresas, por exemplo, é necessário gerar eventos eletrônicos relacionados a notas fiscais e registrar a entrada em estoque dos itens adquiridos. Já para as transportadoras, receber a nota dos produtos é essencial para emitir rapidamente os documentos fiscais de transporte.

Ao optar pelo armazenamento eletrônico, as empresas eliminam a dependência de espaços físicos para guardar papéis e pastas, o que economiza em espaço e reduz custos de aquisição e manutenção de armários e arquivos físicos. Além disso, documentos fiscais armazenados eletronicamente estão protegidos contra riscos como incêndios, inundações ou extravios.

A organização adequada dos documentos fiscais também desempenha um papel fundamental na eficiência operacional. Ao adotar um sistema de classificação e indexação, como marcadores por CNPJ ou CPF, é possível categorizar os documentos de forma lógica, facilitando a localização de informações quando necessário. Isso economiza tempo e reduz a frustração de ter que procurar manualmente documentos em meio a pilhas de papel ou pastas no computador.

Outro benefício do armazenamento e organização de documentos fiscais é o cumprimento das obrigações legais. As leis fiscais estabelecem prazos para a guarda de documentos, que variam de acordo com o tipo de documento e o país. Ter um sistema eficiente de armazenamento e organização garante que a empresa esteja em conformidade com esses requisitos, evitando penalidades e problemas futuros.

Nesse sentido, a plataforma nsdocs se destaca como uma solução ideal para o armazenamento de documentos fiscais em nuvem, oferecendo uma infraestrutura segura, confiável e de alto desempenho, garantindo a proteção e a acessibilidade dos documentos em conformidade com as normas fiscais e legais. O nsdocs também permite o acesso aos documentos através de qualquer dispositivo móvel, baixando o aplicativo através da loja de aplicativos do seu celular.

E para deixar todo o processo ainda mais automatizado, através de integração via API é possível fazer a conexão dos dados do seu sistema de gestão com o nsdocs para a captura dos documentos fiscais, isso facilita na hora de fazer o controle dos mesmos ou até novas emissões.

Fonte: Mundo Logística