Gerenciando fornecedores de serviços da cadeia logística internacional, com foco em conformidade e segurança

Alguns desses prestadores de serviços também interagem com as principais agências governamentais, em nome dos importadores e exportadores. Eles variam muito entre si em habilidades, capacidades e entrega de serviços. Por exemplo, alguns agentes de carga e transportadoras são especialistas em determinadas rotas comerciais e commodities específicas. Alguns parceiros oferecem um menu de serviços de valor agregado, como armazenagem, transporte rodoviário, despacho aduaneiro etc.

Visão geral dos Fornecedores Globais de Serviços

Sua empresa pode fazer a escolha de lidar com alguns destes serviços internamente ou delegar a terceiros diversas operações internas de logística, transporte, armazenagem e distribuição. As maiores vantagens da terceirização são: experiência comprovada, redução da curva de aprendizado, possível economia de custos, acesso a infraestrutura, tecnologia, capacidade e recursos que podem não estar prontamente disponíveis na sua empresa, maior conhecimento dos regulamentos de conformidade e segurança e a melhor forma de operar em um ambiente global.

As maiores desvantagens estão associadas ao custo e a “terceirização” do controle das operações, mas a análise típica das opções de terceirização aponta que as vantagens superam as desvantagens na maioria das circunstâncias.

Processo de seleção de parceiros comerciais da cadeia logística internacional

Seus parceiros comerciais podem ajudar, prejudicar ou até interromper as operações da cadeia de logística internacional da sua empresa. Portanto, previamente à seleção dos parceiros comerciais estratégicos, e para evitar parcerias que representem ameaça à cadeia logística internacional, é necessário proceder com a avaliação dos riscos envolvidos na atuação dos operadores econômicos identificados ao longo da cadeia logística, ou seja, desde a origem até o destino da mercadoria.

Sua empresa deve compreender suas próprias necessidades para determinar os critérios adequados para a seleção dos parceiros comerciais da cadeia logística. Ela deve possuir procedimento formal que detalha o processo de seleção e o monitoramento periódico (com evidências de execução) dos parceiros comerciais.

Priorize contratação de parceiros comerciais:

a) com certificados como OEA no Brasil e, complementarmente, certificados em segurança por entidades públicas ou privadas como ISO 28000, OEA estrangeiros etc;

b) com menor número/percentual de ocorrências de irregularidades em operações de comércio exterior e logística internacional;

c) com maior tempo de atuação e melhor qualificação do seu quadro de profissionais relacionados ao objeto do contrato, inclusive para aqueles situados no exterior. Ou seja, conheça e avalie a equipe operacional dos parceiros que participarão das operações da sua empresa. Certifique-se de que eles tenham a experiência “específica” (nos modais da sua cadeia de logística internacional), e no segmento de atuação da sua empresa.

Deve ser exigido de seus parceiros comerciais:

a) adoção de medidas preventivas e corretivas contra falhas e irregularidades que possam comprometer a segurança da cadeia logística;

b) comunicação espontânea de irregularidades e incidentes relacionados às operações prestadas, além de manutenção de evidências de ações preventivas e corretivas aplicadas para evitar recorrências.

c) adoção de processos e procedimentos que assegurem a integridade da cadeia logística e o cumprimento da legislação aduaneira.

Aqueles parceiros comerciais não certificados como OEA devem demonstrar capacidade de atendimento aos níveis de segurança, conformidade e confiabilidade exigidos pelo Programa OEA brasileiro, de acordo com sua função na cadeia logística, e apresentando evidências, como declaração por escrito do atendimento aos pontos exigidos, checklist de segurança e conformidade; e/ou certificado OEA estrangeiro, reconhecido pela Organização Mundial das Aduanas.

Seus parceiros comercias podem ter capacidade de logística sólida e competitiva, mas será em vão se não aplicadas à conformidade e à segurança. Eles devem “agregar valor” através da prestação de serviços com base em tecnologias e/ou outros recursos que são melhores ou mais abrangentes que os seus. Pode até ser um dos critérios de seleção escolher aqueles que têm recursos de conformidade e segurança que fazem, complementam ou até mesmo aprimoram o programa de conformidade e segurança da sua empresa.

São pontos que merecem ser avaliados pelos parceiros que ainda não são OEA:

– Existe procedimento corporativo sobre conformidade e segurança? (se nenhum, isso é uma bandeira vermelha).

– Nível de habilidade em conformidade e segurança do pessoal de operações.

– Eles têm um programa de treinamento interno para o pessoal abordando segurança da cadeia logística, gestão de risco, ameaças e vulnerabilidades etc?

– Eles possuem certificados outros, diferentes de OEA? Quais são eles?

– Eles têm SOPs de conformidade/segurança em vigor? Esses SOPs estão acessíveis para sua análise/avaliação?

– Eles participam de comitês/programas/iniciativas da associação de classe à qual pertencem ou de órgãos governamentais (Receita Federal, Mapa, Anvisa etc) que exercem influência sobre suas atividades?

O preço não deve ser o único fator levado em consideração ao escolher os parceiros comerciais. Vale considerar o conjunto de critérios e capacidades gerais comumente utilizado para avaliação destes fornecedores:

– obtenha referências;

– avalie recursos de interface de tecnologia, opções de preços e pagamento, serviços de seguros, capacidade de fornecer documentação em conformidade, infraestrutura, possibilidade de serviços de consultoria in house, saúde financeira;

– defina os resultados, os prazos e os indicadores de performance;

– identifique planos de ação muito específicos.

– mantenha documentos comprobatórios das certificações vigentes dos parceiros comerciais contratados (nacionais e/ou estrangeiros).

– execute a revogação de representações de ex parceiros, evitando que os mesmos tenham a oportunidade de representar sua empresa perante a Aduana, quando não houver mais um contrato vigente da parceria comercial que já se encerrou.

Despachante Aduaneiro e Agente de Cargas

Um dos serviços mais importantes que agentes de cargas e despachantes aduaneiros podem prestar é o aconselhamento e a assessoria. A maioria dos importadores e exportadores que utilizam bons agentes de cargas e despachantes aduaneiros dirão que os fatores mais importantes na escolha desses agentes são os profissionais e seus níveis de experiência e conhecimento geral da logística e comércio internacional. Os agentes de carga e despachantes aduaneiros também são excelentes ajudas na tratativa de dificuldades que podem ocorrer com os embarques. Para uma empresa que enfrenta uma frequência de avarias por meio de um modo de transporte específico, o agente de cargas pode orientar a empresa a fazer alterações nas embalagens para melhor proteger a carga, levando a uma menor frequência de avarias. Menos frequência de avarias resulta no aumento do nível de satisfação do cliente, pois eles recebem um embarque completo e intacto.

Certifique-se de que os conselhos e as recomendações sejam “funcionais”. Nada importa se as conclusões e recomendações são absolutamente precisas, mas não “funcionais” na cadeia de logística internacional, principalmente porque lhes falta o hands-on e conhecimento em transporte/cadeia de suprimentos/logística que forneceria um serviço melhor.

Monitoramento do relacionamento com os parceiros comercias da cadeia logística internacional

A eficácia dos parceiros comerciais dependerá do nível de responsabilidade que sua empresa delega a eles. Eles precisam ser gerenciados e tratados como aliados, com objetivos mútuos, direção comum, entendimento completo do que cada parte traz para o relacionamento – e, finalmente, o benefício mútuo através da parceria. Portanto, o relacionamento com os parceiros comerciais da cadeia de logística internacional precisa ser monitorado para manutenção dos compromissos através da entrega de serviços de qualidade, no prazo e custos acordados.

Dicas para manutenção do desempenho dos parceiros comerciais:

1. Obtenha todos os acordos, cotações e propostas por escrito.

2. Aloque prazos para execução das atividades. Mantenha um cronograma e acompanhamento (follow up report) para determinar a capacidade de resposta e a precisão.

3. Solicite envio de relatórios mensais de performance.

5. Exija reuniões regulares com seus parceiros. Obtenha acesso à gerência sênior. Encontre a equipe que gerencia sua conta e não apenas o vendedor. Certifique-se de que essas pessoas entendam as necessidades da sua empresa.

6. Pratique visitas inesperadas, sem prévio agendamento, baseadas em critérios de risco, as instalações de parceiros comercias e prestadores de serviços para fins de monitoramento.

Logística econômica

Nosso modus operandi atual foca em conformidade e segurança. Mas ainda necessitamos gerenciar a cadeia de logística internacional de modo competitivo. A manutenção de sua vantagem competitiva é também uma prioridade. Na maioria dos casos, isso pode ser feito. Esquecer-se dos custos pode ser um erro fatal.

Alguns aumentos de custos podem ser justificados pelas atualizações de sistemas, tecnologia, e infraestrutura de segurança para atender às novas diretrizes de mercado sobre conformidade e segurança e/ou adesões às certificações de conformidade e segurança especificas.

Alguns especialistas orçam até 3% dos custos operacionais gerais para aumentar a conformidade e os programas de segurança. É importante observar que a natureza da mercadoria e da cadeia de abastecimento ditarão quais serão os custos adicionais. Se sua empresa não tem processos bem implementados em vigor; carece de controle sobre seus prestadores de serviços; possui produtos perecíveis, químicos, militares e eletrônicos de ponta; ou está enviando seus produtos para áreas do mundo politicamente sensíveis, os custos podem ser muito mais elevados.

As seguintes recomendações são úteis para controle dos efeitos desses custos:

Trabalhar com parceiros comerciais que entendam possuir dupla responsabilidade na manutenção de seus clientes: gerenciando a conformidade e a segurança e reduzindo os custos de transporte. Isso pode exigir propostas competitivas e o desenvolvimento de parcerias de longo prazo com seus fornecedores.

Desenvolver melhor, de forma mais aprimorada, a utilização de opções de tecnologia, que podem combinar melhorias de conformidade e segurança com custos de logística reduzidos.

Quando bem selecionados, os parceiros comerciais da cadeia de logística internacional podem ser seus melhores aliados na mitigação dos riscos do comércio global e na garantia de transações internacionais bem-sucedidas e lucrativas.